Workforce Management: mehr Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit
Situation
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, musste das Unternehmen mit 150 Mitarbeitern ein veraltetes Anwendungsprogramm im Bereich HR ersetzen. Die Probleme waren: langsame und fragmentierte Arbeitsabläufe, mangelnde Funktionalität und Interoperabilität mit ERP/Cloud, mangelnde Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten mit Kontrolldaten, nicht gewartete Software legacy.
Herausforderung
Um die tägliche Arbeit, auch angesichts der vielen formalen Auflagen, wirklich zu vereinfachen, ist es unerlässlich, die verschiedenen Interessen einzubeziehen und die Teamarbeit zwischen Personalabteilung, Mitarbeitern, Führungskräften, Lohnbuchhaltung, Controlling, internen/externen IT-Spezialisten zu koordinieren. Damit diese Systeme funktionieren, müssen die Daten so strukturiert sein, dass sie nahtlos zwischen den verschiedenen Plattformen fließen und es zu keinen Unterbrechungen im Übergang zwischen einem System und einem anderen kommen darf. Der Digitalisierungsprozess bringt teilweise auch kulturelle und führungsbezogene Veränderungen in der Art und Weise der Verwaltung und Nutzung der Daten mit.
Maßnahmen
Der erste Schritt bestand darin, die am besten geeignete Software auszuwählen. Anschließend wurde eine gut geplante Strategie und ein schrittweiser Migrationsprozess der verschiedenen Module angewendet: Anwesenheit, Gehaltsabrechnung, Spesen und Reisen, Schulung, Personalakte, Personalcontrolling. Für jedes einzelne Thema wurde eine klare Reihenfolge festgelegt: Analyse bestehender kritischer Probleme, Definition eines Ausgangspunkts, Prototyping, Testen und Freigabe des Pilotprojekts, Überwachung/Feedback, Aktualisierung und Optimierung der Prozesse auf Basis des Feedbacks und der gesammelten Daten. Während des Prozesses war es von entscheidender Bedeutung, die Unternehmensregeln und -richtlinien neu zu kalibrieren, Führungskräften und Mitarbeitern angemessene Informationen und Schulungen bereitzustellen und die Nähe der IT-Spezialisten zu einzelnen Anwendungsfällen sicherzustellen.
Ergebnisse
Die neuen Systeme wurden mit einer deutlichen Effizienzsteigerung eingeführt. Die Daten stehen monatlich zur Verfügung, um Voranalysen durchzuführen und den Führungskräften Daten und Tatbestände in Echtzeit zur Verfügung zu stellen. Es können fundierte Entscheidungen getroffen werden, um Themen wie den Einsatz von Überstunden, Fehlzeiten, die Planung von Urlaub sowie die Organisation von Schulungen zu optimieren. Seit der Einführungsphase galt es als wesentlich, nicht nur die Probleme der Personalabteilung, sondern vor allem auch die der Mitarbeiter zu lösen.