Workforce management: maggiore produttività e soddisfazione dei dipendenti
Situazione
L’intervento di Digital Transformation Management si è svolto in un’azienda di 150 collaboratori, che aveva la necessità di rimanere competitiva doveva sostituire un applicativo fortemente obsoleto nella gestione delle Risorse Umane. I problemi erano: vari workflow lenti e frazionati, mancate funzionalità e interoperabilità con Erp/Cloud, mancata integrazione dei dati paghe con i dati del controllo di gestione, il software legacy fuori periodo di manutenzione.
Sfida
Per semplificare realmente il lavoro quotidiano, anche alla luce di tanti adempimenti formali, è fondamentale coinvolgere vari interessati e coordinare il lavoro di squadra tra l’ufficio risorse umane, i dipendenti, i capi, lo studio paghe, il controlling, gli specialisti IT interni/esterni. Per far funzionare questi sistemi, i dati e documenti devono essere strutturati in modo da fluire senza soluzione di continuità tra le diverse piattaforme e non ci può essere nessuna discontinuità nel passaggio tra un sistema e l’altro. Il percorso di digitalizzazione richiede anche il cambiamento culturale e di leadership per le modalità di gestione e per la valorizzazione dei dati.
Azioni
Il primo passo era la selezione del software più adatto. Poi si è adottata una strategia ben pianificata e un processo di migrazione graduale dei vari moduli: presenze, paghe, spese e trasferte, formazione, scheda del personale, controlling delle risorse umane. Per ogni singolo tema si è adottata una chiara sequenza: analisi delle criticità esistenti, definizione di un punto di partenza, prototipazione, testing e rilascio del pilota, monitoraggio/feedback, aggiornamento e ottimizzazione dei processi in base ai feedback e ai dati raccolti. Durante il processo è stato cruciale ritarare le regole e le policies aziendali, dare adeguata informazione e formazione a capi e dipendenti, e assicurare la vicinanza degli specialisti IT ai singoli casi d’utilizzo.
Risultati
I nuovi sistemi sono stati introdotti con un notevole aumento dell’efficienza. I dati sono mensilmente disponibili per fare pre-analisi e mettere a disposizione dei capi dati ed evidenze in tempo reale. Si possono prendere decisioni informate, ottimizzare tematiche come l’utilizzo di ore straordinarie, assenteismo, pianificazione di ferie e permessi, e organizzazione della formazione. Sin dalla fase introduttiva, si è considerato fondamentale non risolvere unicamente i problemi dell’ufficio Risorse Umane, ma soprattutto quelli dei dipendenti. Seguirà l’estensione sulla archiviazione sostitutiva.